Perkembangan Ilmu Administrasi Dan Manajemen

Administrasi sebagai seni pada hakekatnya timbul bersama-sama dengan timbulnya peradaban manusia. Jelasnya semenjak manusia telah berbudaya, yaitu dengan mengembangkan ciptanya/ akal pikirannya, rasanya/ seninya, karsanya/kehendaknya, dan adanya kerja sama an­tara 2 orang atau lebih telah merupakan unsur-unsur administrasi dalam kehi­dupan bersama/bermasyarakat. Oleh karena itu administrasi sebagai suatu seni se­sungguhnya bukan merupakan hal yang baru, karena dengan adanya 2 manusia yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu, di sana sudah terdapat adminis­trasi, yaitu administrasi dalam praktek. Herbert A. Simon, misalnya, pernah mengatakan bahwa apabila ada 2 orang yang bekerja-sama untuk menggulingkan sebuah batu yang tidak dapat digulingkan hanya oleh satu orang di antara mereka, di sana telah terdapat administrasi.

Sejarah telah menunjukkan kepada kita bahwa sejak periode prasejarah dan periode sejarah, manusia telah menjalankan sebagian prinsip-prinsip administrasi yang sekarang kita kenal, dan telah menerapkan dalam bidang pemerintahan, per­dagangan, perhubungan, pengangkutan dan sebagainya, misalnya terlihat pada zaman Pemerintshan Kerajaan Mataram I, Majapahit dan Sriwijaya (di Indo­nesia), zaman Pemerintahan Kera~jaan Mesir kuno, zaman Pemerintahan Kerajaan Tiongkok kuno, dan sebagainya. Bukti-bukti peninggalan pada zaman tersebut berupa hasil kebudayaan yang sekarang masih dikagumi orang, yaitu candi Borobudur, candi Kalasan (Indone­sia). Piramid dari Mesir dan Pagar Tembok Raksasa dari Tiongkok, dan lain-lain. 

Berakhirnya perkembangan administresi sebagai seni ditandai oleh lahirnya “Gerakan Managemen IImiah” yang dipelopori oleh Frederick W. Taylor dari Amerika Serikat dan Henry Fayol dari Perancis, pada akhir abad XIX, dan di sini terdapat dua hal yang pertu dicatat, yaitu: 

• Berakhirnya status administrasi sebagai seni semata-mata dan lahirnya adm nistrasi dan managemen sebagai suatu ilmu pengetahuan (disiplin baru). 
• Berakhirnya periode prasejarah dan periode sejarah manusia dalam perken bangan administrasi dan managemer. dan tibanya periode “zaman modern’ yang di.mulai sejak berakhirnya abad yang lalu dan terus berkembang samp~ sekarang daIam abad 20 ini. 

Perkembangan terakhir yang perlu mendapat perhatian kita bersama ialah bahwa Ilmu Administrasi pada saat ini terdapat suatu cabang ilmu baru yang di sebut dengan Ilmu Administrasi Pembangunan. Perlu dijelaskan di sini bahwa ilmu pengetahuan timbul dan berkembang oleh karena adanya kebutuhan yang nyata yang dirasakan oleh masyarakat terhadap sesuatu ilmu tertentu. Bagi negara negara yang pada waktu sekarang ini digolongkan kepada “Negara yang sedang berkembang” (developing countries) dirasakan bahwa teori-teori dan prinsip-prinsip daripada Ilmu Administrasi Negara yang tradisional yang terutama dikembangka di dunia Barat, khususnya Amerika Serikat, sudah tidak memadai terhadap kebutuhan bagi Negara-negara yang sedang giat melakukan pembangunan. Oleh karen itu para ahli mulai mengalihkan pikiran, perhatiannya serta waktunya terhadap suatu cabang Ilmu Administrasi yang relevan dengan Negara-negara yang sedang berkembang, yaitu Ilmu Administrasi Pembangunan.

Kenyataan menunjukkan bahwa sebenarnya ilmu Administrasi/Managemei baru dikembangkan pada akhir abad ke-19, yaitu oleh Henry Fayol dari Perancis dan Frederick W. Taylor dari Amerika Serikat. Oleh karena kedua orang tersebut telah mengembangkan ilmu Administtasi/Managemen yang dianggap modern pada waktu itu, maka mereka dianggap sebagal pelopor atau Bapak ilmu Adminis­trasi/Managemen.

Perbedaan daripada analisanya ialah kalau H. Fayol pendekatannya mendasarkan diri atas Administrative Management (managemen administratif), sedangkan F.W. Taylor karena pengalamannya mendasarkan analisanya atas Operative management (managemen operatif). Yang dimaksud dengan Adminis­trative Management ialah suatu pendekatan dari Pimpinan atas sampai ke tingkat pimpinan yang terbawah sekalipun, termasuk para pekerjanya. Sedangkan yang di­maksud dengan Operative Management ialah pendekatan dari bawah ke tingkat yang lebih atas. Titik beratnya ialah efisiensi dan produktivitas para pelaksananya yang terdapat di tingkat bawah. 

Henry Fayol adalah seorang insinyur bangsa Perancis bekerja pada industri pertambangan. Berdasarkan analisanya ia, menarik kesimpulan bahwa prinsip­-prinsip pokok daripada administrasi dapat diterapkan/dijalankan pada semua `ben­tuk daripada organisasi. 

Hasil karya ilmiahnya yang utama ialah: Administration Industrielle et Generale (General and Industrial Administration). Setelah pensiun dalam usia 72 tahun ia mencurahkan dari sisa hidupnya dengan mendirikan pusat studi adminis­trasi dan mencoba untuk menerapkan ideanya pada Administrasi Negara (public Administration) di Perancis.

Sebagai Pimpinan Umum ia melihat pada Administrasi dari pimpinan tingkat atas sampai pada plmpinan tingkat bawah. Untuk itu ia memberikan banyak pers­pektif yang luas sebagai ahli teknik kenamaan, perspektif yang luas terdapat dalam pandangannya pada prinsip-prinsip pokok daripada administrasi, perlunya diadakan latihan dan teori administrasi.

a. Administrasi:

Menurut Fayol, Administrasi merupakan bagian kegiatan dalam Badan Usaha. Badan Usaha adalah yang melaksanakan ke arah suatu sasaran atau tujuan (obyektif) dengan usaha mendapatkan keuntungan yang optimum dari semua sumber-sumber yang tersedia. Untuk melaksanakan maksud tersebut diperlukan pekerjaan yang lancar dengan menerapkan ke-6 (enam) fungsi utama, di mana administrasi hanyalah salah satu fungsi kegiatan.

Adapun 6 (enam) fungsi/kegiatan itu ialah: 

• Kegiatan teknis (Operations techniques), yaitu produksii, fabrikasi, pengolahan. 
• Kegiatan Kommersial (Operations commerciales), yaitu jual beli, tukar me­nukar. 
• Kegiatan Finansial (Operations fenancieres), yaitu mencari dan menggunakan uang/kapital. 
• Kegiatan Keamanan (Operations de securite), yaitu perlindungan harta ke­kayaan dan orang. 
• Kegiatan Akunting (Operations de comptabilite), yaitu inventaris, neraca, nilai harga, statistik. 
• Administrasi (Operations administratives) yaitu perencanaan, pengorganisasian, memimpin, pengkoordinasian dan pengawasan. 

Henry Fayol mendefinisikan adminiwasi dalam 5 unsur (elemen) yaitu: 

• Untuk meramalkan (forecast) dan untuk merencanakan (plnnning/prevoyance). Untuk mengorganisasi (Organizing/Organisation). 
• Untuk memimpin (Commanding/Commandement). 
• Untuk mengkoordinasl (Coordinating/Coordination,). 
• Untuk mengawasi (Controlling/Controle). 

Fayol menyarankan latihan administrasi untuk semua tingkat jabatan, di­mulai dari tingkat elementer dari jabatan yang terendah hingga meliputi semua pegawai, kecuali jabatan tingkat atas (tinggi), yaitu Pimpinan Executive dan anggota-anggota Dewan Pimpinan yang bertindak sebagai Pengajar.

Mengapa tidak ada pendidikan administrasi tanya Fayol. Kenyataan bahwa waktu itu belum adanya teori Administrasi, sebab tanpa teori tidak mungkin adanya pengajaran. Sebenarnya tidak sedikit teori-teori dari seseorang yang ber­pengalaman memimpin suatu bidang-bidang usaha dengan sukses, tetapi usaha­usaha pengumpulan daripada prinsip-prinsip, peraturan-peraturan, metode-metode, prosedur-prosedur dan sebagainya yang dipergunakan untuk mengecek dari peng­alaman-pengalaman umum tersebut belum ada..

Oleh karena itu, Fayol memelopori penulisan buku: General and Industrial Administration (Administrasi Umum dan Industri), yang dimulai dengan proses perumusan teori. “Saya mengharap”, ia menambahkan, “dengan metode ini, suatu teori Administrasi akan berasal dari Buku ini.” Hal ini dilakukan sebagai suatu dasar atau pedoman yang akan dilakukan untuk pengajaran administrasi, baik di sekolah maupun di tempat pekerjaan

Fayol meletakkan sejumlah prinsip-prinsip umum.daripada Administrasi yang dipergunakan sebagai suatu rangka salah satu daripada bab Bukunya. la membagi prinsip-prinsip itu menjadi 14 (empat bedas) bagian yaitu: 

• Pembagian pekerjaan (division of work). 
• Kewenangan dan tanggung jawab (authority and responsibility). 
• Disiplin (discipline) 
• Kesatuan perintah (Unity of Command). 
• Kesatuan arah/tujuan (Unity of direction). 
• Mendahulukan kepentingan umum daripada kepentingan individu (Subordina-tion of individual to general interest). 
• Penggajian (Remuniration). 
• Sentralisasi (Centralization). 
• Skala hirarkhi (Scalar chain). 
• Tata tertib (Order). 
• Keadilan (Equity). 
• Stabilitas daripada jabatan (Stability of tenure). 
• Prakarsa (Initiative). 
• Solidaritas artara sesama kawan sekerja (Esprit de corps). 

Tugas pokok daripada organisasi, menurut Fayol ialah mengembangkan personal yang mampu melaksanakan keenam fungsi. Fayol menganggap struktur administrasi seperti halnya “badan kerja sama” (the body corporate) dan membandingkan fungsi-fungsi administrasi seperti halnya sistem urat-urat syaraf yang terdapat pada tubuh binatang atau manusia

Setiap organisasi dengan tidak mengingat berapa besarnya, harus adanya kewenangan bagi setiap pegawainya dan bahwa setiap pegawai mempunyai wewenang yang dimaksud.

Untuk maksud ini skala organisasi adalah suatu alat Administrasi di mana Fayol menekankan kepada suatu prinsip “Kesatuan Komando” atau “Kesatuar Perintah” (unity of command) dan Kesatuan Tujuan” (unity of direction). la menyatakan bahwa seorang pegawai hanya menerima perintah dari seorang atasannya. Dengan adanya satu kepala dan satu Rencana, dimaksudkan kegiatan dari­pada suatu kelompok mempunyai tujuan yang sama.

Anggota-ang­gota staf diharapkan dapat membantu Pimpinan (as an adjunct reinforcement) dan bertindak sebagai penasehat daripada Manager. Pekerjaan staf adalah membantu Manager dalam 4 (empat) kegiatan, yakni: 

• Korespondensi, 
• Memberikan informasi dan persoalan-persoalan lain yang dihadapi. 
• Sebagai penghubung dan pengawas. 
• Menyiapkan rencana dan mengembangkan perbaikan dalam setiap kegiatan. 

Kedua dari yang pertama (a dan b) daripada kegiatan ini diakui secara luas, kedua dari yang terakhir sering dilupakan.

Fayol mendefinisikan “kekuasaan” (authourity) sebagai hak untuk mem­berikan perintah dan kewenangan kepada bawahannya. Fayol membedakan ke­kuasaan formal (the official authourity) dan kekuasaan perorangan (personal authourity). Yang pertama ialah kekuasaan yang diperoleh karena jabatannya, dan diperlukan untuk jabatan tersebut, sedangkan yang kedua berdasarkan atas keca­kapannya, pengalamannya, nilai moral dan kemampuan seseorang.

Komunikasi formal antara F dengan L digambarkan dan dengan baru diperoleh jawabannya. Suatu komunikasi yang memakan waktu dan tenaga. Menurut Fayol, lebih baik menggunakan apa yang disebut “Jalur Pintas” yaitu antara F L, dapat dijalankan usaha komunikasi tanpa merusak garis kewenangan (line of authority), apabila atasannya, terutama E dan K, memberikan wewenang dalam komunikasi itu dan mengetahui apa yang telah dilakukan oleh kedua belah pihak. Apabila persoalannya tidak mendapatkan persetujuan, mereka dapat mengembalikan persoalannya itu kepada atasannya masing-masing 

1. Pada tahun 1878 F.W. Taylor mulai bekerja di perusahaan pabrik baja Midvale Atdvale Steel Company). Sekalipun sebagai pekerja biasa, tetapi karena keca­kapannya setelah bekerja selama 2 tahun, ia diangkat menjadi Kepala Pekerja (Gang Boss). Kemudian dinaikkan pangkatnya lagi menjadi Pengawas Pekerja (foreman) pada bengkel pemeliharaan dan perbaikan mesin. Tidak lama kemudian diangkat lagi menjadi Perencana (draftsman) dan akhir­nya menjadi Pimpinan ahli-ahli teknik/insinyur (chief engineer).

2. Kemajuan yang diperoleh dalam pekerjaannya itu disebabkan karena prestasi­nya yang menyebabkan kemajuan daripada perusahaan pabrik baja tersebut. Taylor dapat memecahkan masalah tidak efisiensinya pekerjaan dalam Perusa­haan, yang merupakan tanggungjawab Manager, bagaimana pekerjaan harus di­lakukan. Berdasarkan pengalamannya di Pabrik Baja tersebut, ia menerbitkan karya ilmiahnya yang pertama “Shop Management” (Managemen perbengkelan) pada tahun 1903, kedua: “The Principles of Scientific Management” (Asas-asas daripada managemen ilmiah) diterbitkan tahun 1911 dan ketiga “On the art of cut­ting Metals” (Seni memotong barang logarn). ,

3. Gerakan Managemen Ilmiah dahir pada tahun 1886 karena pada tahun itu Taylor sebagai seorang Sarjana Teknik yang bekerja pada suatu perusahaan baja di Philadelpia mulai mengadakan penyelidikan-penyelidikan dalam rangka usahanya meningkatkan efisiensi perusahaan dan meningkatkan produktivitas para pekerja. Taylor memperhatikan bahwa efisiensi perusahaan tidak terlalu tinggi dan pro­duktivitas buruh rendah karena terlalu banyak waktu dan gerak-gerik kaum buruh yang tidak produktif. Karena itu Taylor melakukan studi yang disebut dengan “Time and motion study” untuk mempelajari penggunaan waktu oleh kaum buruh serta gerak-gerik mereka dalarn melaksanakan pekerjaan. Hasil-hasil penyelidikan yang dijalankan oleh Taylor itu kemudian ditulisnya dalam suatu buku yang ber­judul: The Principles of Scientific Management. 

4. Studi tentang Gerakan dan waktu (Time and Motion Study).

a. Pada tahun 1898 Taylor diminta oleh Perusahaan pabrik baja Bethlehem untuk memajukan perusahaan tetsebut yang mengalami kemunduran.Pertama-tama Taylor mompelajari pekerja-pekerja yang mengangkat besi batangan (pig-iron handler) yang harus dibawa dan diletakkan pada gerbong kereta api (raid road car). Tiap besi batangan itu heratnya 92 pon (± 42 kg) Tiap pekerja dapat mengangkut + 12,5 ton (125 kwintal) sehari. Berdasarkar atas percobaan dan analisanya, ia sampai pada suatu kesimpulan bahwa: 1) Tidak semua pekerja melakukan pekerjaannya sesuai dengan bakatnya maka perlu diadakan pemilihan pekerja yang baik;

b. Tiap pekerja harus melakukan pekerjaannya sesuai dengan kemampuannya maka perlu diadakan latihan daripada pekerja agar dapat diperbaiki metode kerjanya;

c. Untuk menjaga produktivitas kerja yang baik maka perlu diadakan pembagian waktu bekerja dan waktu beristirahat.

d. Produktivitas kerja akan terjamin, apabila diadakan sistem standar daripadi hasil kerja dan sistem insentif.

e. Penelitian pekerja pada tempat menyekop biji besi dan biji arang batu (the Shoveling of iron ore and rice coal).

Penelitian ini juga dilakukan di Pabrik baja Bethlehem (Bethlehem Steel Company). Setelah diadakan percobaan terhadap beberapa pekerja dengan menggunakan sekop yang telah ditentukan, akhirnya F.W. Taylor sampai pada suatu kesim­pulan:

1. Para pekerja perlu dipilih mana yang sesuai (berbakat) dengan pekerjaan ter­sebut, dan bila perlu dipindahkan ke lain pekerjaan.

2. Pekerja yang telah dipilih harus dilatih menggunakan alat-alat dan perlengkapan yang diperlukan sesuai dengan metode yang telah ditentukan, yaitu

3. Diadakan pembagian kerja, yaitu: sebagai pelaksana pekerjaan, dan yang mencatat hasil pekerjaan.

4. Menentukan standar daripada alat (sekop) yang mempunyai berat 21 pon (± 9,5 kg) dan disediakan oleh Perusahaan.

Berdasarkan atas percobaan dan hasil daripada percobaan itu, maka ternyata perusahaan dapat mengurangi pekerja dari jumlah ± 500 orang menjadi 140 orang. Hasil kerja setiap arang meningkat sehari yaitu dari 16 ton menjadi 59 ton (160 kwintal menjadi 590 kwintal). Biaya tiap ton dari hasil kerja (termasuk pengeluaran tata-usaha dan alat per lengkapan) berkurang dari 7.2 cents menjadi 3.3 cents dollar (Rp. 45,- menjad Rp. 20,5). Upah pekerja naik dari $ 1.15 menjadi $ 1.88 sehari (Rp. 718,5 menjadi Rp. 1.165,-).

Pokok pokok pendapat/teori F.W. Taylor.

1) Bahwa setiap unsur pekerjaan manusia, secara ilmiah harus dikembangkan.

2) Secara ilmiah harus memilih, melatih, mendidik dan mengembangkan pare pekerja, agar sesuai dengan bakat/kemampuannya.

3) Memupuk kerjasama dalam kelompok pekerjaan masing-masing, agar se­cara sadas suka melakukan pekerjaan sesuai dengan bakat atau kemam­puannya.

4) Mengadakan pembagian pekerjaan dan tanggung jawab pekerjaan antara Pimplnan dan para Peiaksana atau antara Manager dan ;. _- ?’ekerja. Berdasarkan atas konsep tersekut -naka dibedakan antara pekerjaen neren­canaan (planning) dan pehAsanaan pekerjaan (execution), yaitu: canaan dilakukan olzh Pimpinan (Manager) sedangkan pelaksanaan dilaku­kan oleh para 1″‘ekerja. Oleh karena itu fungsi Manager menurut F.W. T,:y(ar, dibagi atas: a. Perencanaan (planning), b. Pembinean kerja (directing) dan c. Mengaiur pekerjaan (organizing of work).

1. Keduanya berorientasi kepada “efisiensi” dan “produktivitas” kerja, dan ter­golong pada beberapa “School of Thought” seperti “Efficiency School of Thought Taylor”.

2. Hasil pemikiran kedua tokoh itu merupakan dasar utama daripada perkem­bangan’ dan pembangunan daripada llmu Administrasi/Managemen sebagai ilmu pengetahuan.

3. Kedua tokoh itu telah dapat meletakkan, landasan yang kuat untuk mengembangkan ilmu Administrasi/Managemen modern untuk periode zaman modern sekarang ini.

4. Kedua tokoh itu telah dapat membuktikan bahwa suatu penyelenyelesaian pekerjaan baik pada organisasi negara/swasta tidak. cukup hanya dengan pendekatan Ilmu Teknik saja, tetapi mutlak diperlukan pendekatan ilmu Administrasi/Mana­gemen.

5. Akibat daripada orientasi H. Fayol dan F.W. Taylor pada efisiensi dan produk­tivitas kerja, menimbulkan perhatian para ahli banyak menyoroti kepada unsur manusia di dalam organisasi, yaitu timbulnya beberapa “Behavioural School of Thought” dari Herbert A. Simon, yang kemudian adanya sintesa dan integrasi.

Sebagai suatu ilmu pengetahuan, administrasi dan managemen tidak lepas dari ikatannya dengan Ilmu-ilmu Sosial lainnya. Secara substantif dan taksmonis, terdapat kaitan yang erat antara ilmu administrasi dan ilmu-ilmu yang lain. Adapun Ilmu-ilmu Sosial yang mempunyai hubungan erat dengan Ilmu Administrasi adalah Ilmu Hukum, yang mempelajari norma-norma dan kaidah-kaidah hidup dalam masyarakat; Ilmu Ekonomi, ilmu yang mempelajari kebutuhan manusia yang selalu tidak terbatas dengan alat-alat pemuasan yang selalu terbatas; Ilmu Politik, ilmu yang mempelajari percaturan kekuatan dan kekuasaan dalam masyarakat; Sejarah, ilmu yang menyelediki seluruh tindakan manusia di masa-masa lalu; Sosiologi, ilmu yang mempelajari tata cara bermasyarakat yang sangat erat hubungannya dengan kegiatan administrasi; Antropologi, ilmu yang mempelajari tindak-tanduk individu dalam masyarakat; Etnologi, ilmu yang mempelajari sifat, kebudayaan, dan adat-istiadat suatu bangsa; Psikologi, ilmu yang mempelajari jiwa seseorang; Statistika, ilmu tentang data dan angka-angka.

Seorang administrator dan administrasist hanya dapat dikatakan sebagai seorang administrator dan administrasist yang baik apabila ia memiliki paling sedikit pengetahuan dasar tentang ilmu-ilmu yang disebut di atas. Di samping itu, jika seseorang administrator dan administrasist memiliki pengetahuan dasar tentang ilmu-ilmu tersebut, ia akan mempunyai pandangan yang luas terhadap masyarakat yang harus dilayani oleh administrasi.

Administrasi dan managemen tidak pernah beroperasi dalam suasana kekosongan. Proses administrasi dan managemen dimaksudkan untuk melayani masyarakat dalam usaha masyarakat itu memuaskan kebutuhannya. Setiap masyarakat telah mempunyai norma-norma tertentu yang berlaku bagi masyarakat tersebut, dan dapat menentukan kepribadian masyarakat itu. Sehingga dalam mempelajarai Filsafat Administrasi dan managemen, serta menerapkan prinsip-prinsipnya dalam kegiatan sehari-hari, perlu memperhatikan faktor-faktor berikut:

– Falsafah negara; merupakan tali pengikat bagi seluruh warga negara.

– Sistem politik yang dianut negara; politik administrasi harus merupakan lanjutan politik negara.

– Tingkat pembangunan ekonomi yang telah dicapai; taraf hidup masyarakat akan sangat menentukan sifat disiplin kerja yang hendak dilaksanakan, maka sistem prioritas harus disusun.

– Tingkat pendidikan rakyat; tingkat pendidikan yang telah dicapai rakyat sebagai faktor ekologis, berarti bahwa dalam proses komunikasi dalam administrasi dan managemen harus diperhatikan.

– Bahasa; merupakan alat komunikasi.

– Agama; salah satu faktor pembeda manusia dengan makhluk lain.

– Letak (geografis) negara; menjalankan administrasi akan berbeda pada suatu negara kepulauan, seperti Indonesia.

– Struktur masyarakat; proses administrasi lebih mudah dijalankan dalam suatu masyarakat yang homogen dibandingkan dengan suatu masyarakat heterogen.

1. Jelaskan administrasi sebagai suatu disiplin ilmiah 
2. Siapakah Pelopor dan Bapak Administrasi, Jelaskan 
3. Jelaskan kesimpulan teori dari Hendrik Fayol dan F.W. Taylor 
4. Jelaskan hubungan ilmu administrasi dengan ilmu-ilmu lainnya 
5. Jelaskan faktor-faktor ekologis dalam Administrasi 

Ali Mufiz, 2004, Pengantar Ilmu Administrasi Negara, Universitas Terbuka, Jakarta 

Atmosudirdjo, Prajudi, 1985, Dasar-Dasar Ilmu Administrasi, Ghalia Indonesia, Jakarta 

Handayaningrat, Soearno, 2000, Pengantar Ilmu Administrasi dan manajemen, CV Haji Masagung, Jakarta 

Siagian, P. Sondang, 2001, Kerangka Dasar Ilmu Administrasi, Rineka Cipta, Jakarta 

Siagian P. Sondang, 1996, Filsafat Administrasi, PT Toko Gunung Agung, Jakarta 

I. Standar Kompetensi

Mendeskripsikan dan memahami Konsep-konsep dasar perkembangan Ilmu Administrasi, Ruang Lingkup Administrasi, Proses dan Fungsi administrasi, Interaksi Administrasi dengan Lingkungan, serta Hubungan Administrasi dengan Organisasi.

Mendeskrip sikan Hubungan Administrasi dengan Organisasi 

 Waktu : 2 X 50’

Pertemuan : 7

Materi

1. Arti Organisasi.

Organisasi adalah sarana/alat untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu di­katakan organisasi adalah wadah (wahana) kegiatan daripada orang-orang yang bekerjasama dalam usahanya mencapai tujuan. Dalam wadah kegiatan itu setiap orang harus jelas tugas, wewenang dan tanggungjawabnya, hubungan dan tata­kerjanya. Pengertian yang demikian disebut Organisasi yang bersifat “statis”, ka­rena sekedar hanya melihat kepada strukturnya. Di samping itu terdapat penger­tian Organisasi yang bersifat “dinamis”. Dalam pengertian ini Organisasi dilihat daripada sudut dinamikanya, aktivitas tindakan daripada tata hubungan yang ter­jadi dalam organisasi itu, baik yang bersifat formal maupun yang bersifat informal, Misalnya aktivitas tata hubungan antara atasan dan bawahan, tata hubungan an­tara sesama atasan, dan sesama bawahan. Berhasil atau tidaknya tujuan yang akan dicapai dalam organisasi, tergantung sepenuhnya kepada faktor manusianya.

2. Definisi Organisasi

a. Menurut Mc. Farland, Organisasi didefinisikan sebagai berikut ” An organiza­tion is an identifiable group of people contributing their efforts toward the attainment of goals” (Organisasi adalah suatu kelompok manusia yang dapat dikenal yang menyumbangkan usahanya terhadap tercapainya suatu tujuan).

b. Menurut Dimock, organisasi didefinisikan sebagai berikut: “Organization is the systematic bringing together of interdependent part to form a unified whole through which authority, coordination and control may be exercised to achive c given purpose.”) (Organisasi adalah perpaduan secara sistematis daripada bagian-bagian untuk membentuk suatu kesatuan yang bulat melalui kewenangan. koordinasi dan pengawasan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukun).

B. Ciri-ciri daripada Organisasi (The Characteristics of Organization).

Berdasarkan atas kedua definisi tersebut, dapat diberikan Ciri-ciri Organisasi berikut: 

Adanya suatu kelompok orang yang dapat dikenal. 

Adanya kegiatan yang berbeda-beda tetapi satu sama lain saling berkaitan (interdependent part) yang merupakan kcsatuan usaha’kegiatan. 

3. Tiap-tiap anggota memberikan sumbangan usahanya/tenaga

4. Adanya kewenangan. koordinasi dan pengawasan. 

Adanya suatu tujuun (the idea og goals) 

C. Konsepsi dan Prinsip daripada Organisasi (The Concept and the principles of organization). 

Prinsip bahwa organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas (to define elearly the objective of the organization) . Yaitu organisasi dibentuk atau disusun atas dasar adanya tujuan 

Prinsip skala Hirarkhi (The scalar principle) Yaitu Adanya garis kewenangan yang jelas dari pimpinan tingkat atas sampai pada setiap pimpinan tingkat bawahan, berarti garis pelimpahan wewenang dan garis pertangungjawabannya akan lebih efektif. Demikian pula proses pengambilan kepusan, sistem komunikasi dan koordinasinya suatu organisasi 

Prinsip kesatuwan Perintah/ Komando (Principle of Unity of Command) Bahwa seseorang hanya menerima perintah dan bertanggung jawab terhadap seorang atasannya saja 

Prinsip Pelimpahan wewenang (Principle of delegation of authority) Pelimpahan wewenang itu harus dapat menjamin kemampuan para pejabat tersebut untuk mencapai hasil yang diharapkan. Yang dimaksud dengan pelimpahan wewenang ialah wewenang para pejabat pimpinan itu untuk mengambil keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya. 

Prinsip daripada pertanggungjawaban (Principle of responsibility) Dalam menjalankan tugasnya bawahan harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasannya. Sekalipun demikian atasan tidak dapat menghindarkan pertanggungjawabannya atas segala kegiatan/perbuatan yang dilakukan oleh bawahannya. 

Prinsip Pembagian Pekerjaan (Principle of division of w ork) 

Prinsip Jenjang/rentang pengendalian (Principle of span of control) Rentang pengendalian yang sempit, yaitu apabila jumlah bawahan yang harus dikendalikan itu relatif kecil (4 – 8 orang). Dan Rentang pengendalian yang luas, yaitu apabila jumlah bawahan yang diken­dalikan oleh seorang atasan relatif besar (8 – I5 orang) 

Prinsip Fungsional (Principle o/ functional defination) 

Prinsip Pemisahan (Principle of separation) 

Prinsip Keseimbangan (Principle of balance). 

Prinsip Fleksibilitas (principle of flexibility ). 

Prinsip Kepemimpinan (Principle of leadership facilitation) 

D. Pengorganisasian (Organizing).

Organisasi dapat disusun atas dasar pengelompokan. Adapun pengelompokan itu terdiri atas: 

Pengelompokan pekerjaan atas dasar Fungsi; 

Pengelompokan pekerjaan atas dasar Proses; 

Pengelompokan pekerjaan atas dasar Langganan (clientale); 

Pengelompokan pekerjaan atas dasar Produk; 

Pengelompokan pekerjaan atas dasar daerah (area, territorial) 

E. Bentuk Organisasi (Form of Organization).

Lima tipe orgarlisasi yang umum dikenal dewas ini ialah: 

tipe lini, 

tipe lini dan staf, 

tipe fungsional, 

tipe matriks, dan 

tipe panitia. 

Analisis mengenai tipe-tipe tersebut di atas mutlak perlu karena masing-masing tipe mempunyai kelebihan dan kekurangan tertentu yang dalam praktek berarti bahwa tidak ada satupun tipe organisasi yang tepat digunakan guna mewadahi semua jenis kegiatan yang harus dilakukan demi tercapainya berbagai tujuan dan sasaran yang telah ditentukan sebelumnya.

Melihat ciri-cirinya, tipe lini misalnya hanya cocok dan tepat untuk digunakan apabila: 

Organisasi masih berukuran kecil, 

Jumlah karyawan masih sedikit dan oleh karenanya masih saling mengenal secara pribadi, 

Tugas yang diemban tidak terlalu rumit, 

Produk organisasi relatif homogen, 

Hubungan atasan-bawahan masih bersifat personal, 

Pengetahuan dan keterampilan yang dituntut dari para karyawan belum terlalu spesialistik, dan 

Sarana dan prasarana kerja relatif masih sederhana. 

Organisasi Lini dan Staf

Ciri-ciri organisasi lini dan staf: 

Organisasi besar dan kompleks 

Jumlah karyawannya banyak 

Hubungan kerja yang bersifat langsung tidak mungkin lagi bagi seluruh anggota organisasi 

Terdapat dua kelompok besar manusia di dalam organisasi: 1) Line Personal; 2) staff personal yang melaksanakan fungsi-fungsi staf (staff function) 

Spesialisasi yang beranekaragam diperlukan dan dipergunakan secara maksimal 

Organisasi Fungsional

Adalah suatu organisasi yang didalamnya tidak terlalu menekankan pada hirarkhi struktural, akan tetapi lebih banyak didasarkan kepada sifat dan macam fungsi yang dijalankan. Sesungguhnya bentuk ini tidak pernah mencapai tingkat popularitas yang tinggi, meskipun umum dipergunakan oleh organisasi-organisasi tertentu seperti toko serba ada, dan lain-lain

Organisasi tipe panitia

Ciri-cirinya: 

Tugas kepemimpinan dilaksanakan secara kolektif oleh sekolompok orang 

Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang sama 

Para pelaksana dikelompokan menurut tugas yang harus dilakukan, dalam bentuk task force 

 Soal

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan organisasi 

2. Sebutkan dan jelaskan ciri-ciri organisasi

3. Jelaskan konsepsi dan prinsip organisasi 

4. Jelaskan pengelompokkan pekerjaan dalam organisasi

5. Sebutkan dan jelaskan bentuk-bentuk organisasi

Literatur

1. Ali Mufiz, 2004, Pengantar Ilmu Administrasi Negara, Universitas Terbuka, Jakarta

2. Atmosudirdjo, Prajudi, 1985, Dasar-Dasar Ilmu Administrasi, Ghalia Indonesia, Jakarta

3. Handayaningrat, Soearno, 2000, Pengantar Ilmu Administrasi dan manajemen, CV Haji Masagung, Jakarta

4. Robins, P. Stephen, 1996, Perilaku Organisasi, PT Prenhallindo, Jakarta

5. Schermerhorn, John, R, 1997, Manajemen, Penerbit Andi, Yogyakarta.

6. Siagian, P. Sondang, 2001, Kerangka Dasar Ilmu Administrasi, Rineka Cipta, Jakarta

7. Siagian P. Sondang, 1996, Filsafat Administrasi, PT Toko Gunung Agung, Jakarta