Panduan Pengisian EMIS 4.0 Madrasah ✓ Lengkap

Avatar of EduGoEdu
Posted by By EduGoEdu 15 Min Read 1.6k Views

Panduan Pengisian EMIS 4.0 Madrasah Tahun 2021 adalah proses pendataan data lembaga, tenaga dan pendidik, serta siswa-siswi madrasah yang berada dinaungan Kementrian Agama Negara Indonesia. Pada panduan pengisian emis 4.0 yang akan saya jabarkan kali ini merupakan respon dari karena ada beberapa perubahan dalam sistem pendataan EMIS 4.0 Madrasah online. EMIS 4.0 ini juga merupakan aplikasi baru yang mengharuskan Operator Madrasah wajib melakukan proses perpindahan dari emispendis.

Panduan Pengisian EMIS 4 0 Madrasah

Awal dimulainya pengisian EMIS 4.0 pada semester genap tahun ajaran 2020-2021 ini sesuai dengan Surat Edaran Terbaru dengan Nomor : B-636/DJ.I/Set.I/HT.01.3/02/2021 tentang Pemberitahuan Pemutakhiran Pendataan EMIS Madrasah Semester Genap Tahun Pelajaran 2020-2021 yang diterbitkan pada tanggal 4 Maret bahwa setiap lembaga dibawah Kementrian Agama diwajibkan untuk melakukan pembaruan data EMIS 4.0 Madrasah pada semester Ganjil 2020-2021.

Bagi Madrasah yang mengabaikan dan tidak melaksanakannya maka lembaga tersebut tidak akan mendapatkan pelayanan apapun dari Kementerian Agama RI. Maka dari itu, hati penulis tergugah untuk membuat artikel mengenai panduan pengisian EMIS 4.0 yang baru saja diluncurkan oleh Kemenag.

Isi Surat Pendataan EMIS 4.0

Adapun isi dari surat Pemberitahuan Pemutakhiran Pendataan Pengisian EMIS 4.0 Madrasah Semester Genap Tahun Pelajaran 2020-2021 yaitu adalah:

  1. Perbaikan data profil lembaga, data alamat, dan data lahan dilakukan melalui aplikasi EMIS 4.0 (https://emis.kemenag.go.id) hingga tanggal 12 Maret 2021;
  2. Pemutakhiran data untuk atribut-atribut data selain yang tercantum pada poin (1) dilakukan melalui pilihan 2 (dua) jenis aplikasi, yaitu aplikasi EMIS Online (http://emispendis.kemenag.go.id/emis_madrasah) atau Aplikasi Feeder EMIS yang dapat diunduh melalui laman : http://emispendis.kemenag.go.id/dashboard/indek.php?content=aplikasi. Setiap satuan pendidikan RA/madrasah hanya diperkenankan memilih dan menggunakan salah satu jenis aplikasi pendataan yang disediakan;
  3. Penerapan aplikasi EMIS 4.0 akan diberlakukan secara bertahap melalui semester genap TP. 2020/2021, diawali dengan peluncuran fitur perbaikan data lembaga. Selanjutnya akan diikuti dengan fitur-fitur lainnya, hingga ditargetkan pada pemutakhiran data EMIS madrasah semester ganjil TP. 2021/2022 sudah akan menggunakan aplikasi EMIS 4.0 secara menyeluruh;
  4. Satuan pendidikan RA/madrasah yang tidak melakukan pemutakhiran data EMIS 4.0. tidak berhak mendapatkan layanan dalam bentuk apapun dari Direktorat Jenderal Pendidikan Islam, seperti program BOS, PIP, Bantuan sarpras dan layanan-layanan lainnya;
  5. Jadwal pelaksanaan pemutakhiran data pengisian EMIS 4.0 madrasah semester genap TP. 2020/2021 dimulai tanggal 4 Maret 2021 sampai dengan pemberitahuan selanjutnya;
  6. Konsultasi dalam pelaksanaan pemutakhiran data EMIS 4.0 madrasah dapat disampikan melalui:
  7. Untuk aplikasi EMIS 4.0 dapat menghubungi live agent melalui nomor 0811-4740-2020 (hanya untuk komunikasi WhatsApp);
  8. Untuk aplikasi EMIS Online dan Aplikasi Feeder EMIS dapat menghubungi Tim Support EMIS melalui email: [email protected];
  9. Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota agar meneruskan informasi ini ke seluruh satuan pendidikan RA/madrasah di wilayah kerjanya.

Sehubungan dengan di rilisnya surat edaran terbaru data EMIS 4.0 Semester Genap tahun pelajaran 2020-2021, maka pendataan EMIS 4.0 Madrasah akan dimulai tanggal 12 Maret sampai tanggal 30 Juni 2021 sesuai dengan surat edaran terbaru dari Kemenag. Begitupun juga dengan panduan pengisian EMIS 4.0 Madrasah 2020 2021 mengalami banyak perubahan.

Contohnya untuk saat ini pendataan di EMIS 4.0 harus di input manual satu-satu per siswa dan demikian juga dengan input data gedungnya pun harus satu-satu, berbeda dengan Emis Pendis yang sudah disediakan template untuk melakukan update data siswa secara keseluruhan. Sehingga pekerjaan Operator Madrasah akan terasa lebih mudah dan cepat.

Dalam panduan pengisian emis 4.0 ini ditujukkan untuk Staff (Operator Madrasah) dan Kepala Madrasah. Untuk Staff sendiri menurut live agent EMIS 4.0 dibolehkan untuk mendaftarkan sampai 3 akun. Jadi, untuk Bapak/Ibu yang bekerja di Madrasah tidak perlu khawatir, jika mempunyai lebih dari 500 siswa. Karena bisa menginput data siswa-siswi lebih ringan dengan adanya tiga operator madrasah sekaligus.

Menu Utama EMIS 4.0

Menu utama pada pemutakhiran data EMIS 4.0 ini terbagi menjadi beberapa yaitu:

  1. Dashboard
  2. Kelembagaan
  3. Sarana dan Prasarana
  4. Siswa
  5. Guru dan Tenaga Pendidikan
  6. Rombongan Belajar
  7. Konfirmasi
  8. Monitoring

Dari delapan menu diatas, Bapak/Ibu operator juga nantinya akan menemui beberapa sub menu lagi yang wajib dilengkapi selama pendataan atau proses perpindahan EMIS 4.0. Ini dikarenakan ketika proses perpindahan yang dilakukan oleh TIM IT Kemenag tidak semua data mampu dipindahkan ke EMIS 4.0. Itulah kenapa Bapak/Ibu operator harus menyimak baik-baik panduan pengisian EMIS 4.0 ini, karena Anda wajib menginput hampir semua data madrasah ke sistem pendataan baru ini.

Pengisian Data EMIS 4.0

Jika ingin memutakhirkan data-data Madrasah di EMIS 4.0 ada beberapa hal yang wajib Anda ketahui terlebih dahulu untuk Operator Madrasah dan Kepala Madrasah. Berikut ini penjelasan mengenai beberapa menu dan sub menu yang ada di EMIS 4.0 yaitu:

  1. Dashboard EMIS 4.0

Panduan Pengisian EMIS 4 0 Madrasah

Pada bagian dashboard EMIS 4.0, Bapak/Ibu Operator dan Kepala Madrasah bisa mengetahui rincian mengenai data-data madrasah yang sudah di input meliputi:

  1. Jumlah ruangan
  2. Total Siswa
  3. Jumlah Rombel
  4. Jumlah GTK
  5. Konfirmasi Persetujuan
  6. Akreditasi Madrasah
  7. Kode Registrasi Madrasah
  8. Akun yang terdaftar di EMIS 4.0

Secara garis besar bagian dashboard ini berisikan data-data yang sudah di inputkan oleh Operator Madrasah.

  1. Kelembagaan EMIS 4.0

Pada menu kelembagaan, pengisian EMIS 4.0 terbagi menjadi tiga sub menu lagi yaitu, Profil, Kurikulum dan Bantuan. Namun untuk awal pendataan EMIS 4.0, baru Profil Madrasah yang bisa di perbarui datanya. Ini dikarenakan untuk melakukan update Kurikulum dan Bantuan sub menu-nya belum dibuka oleh tim IT Website kemenag.

Panduan Pengisian EMIS 4 0 Madrasah

Seperti yang terlihat pada gambar diatas, pada Profil Madrasah ini Anda diwajibkan mengisi tiga menu lagi yaitu terkait dengan IDENTITAS, LOKASI, dan BANTUAN OPERASIONAL untuk Madrasah.

Identitas Madrasah dalam pemutakhiran EMIS 4.0 meliputi : NPSN, NSM, NAMA LEMBAGA, NAMA SINGKATAN (Madrasah), STATUS MADRASAH, JENIS LEMBAGA (Tingkat Madrasah), NPWP, NOMOR TELEPON, WEBSITE MADRASAH, EMAIL MADRASAH, AKTA PENDIRIAN MADRASAH, SK IZIN OPERASIONAL, SK KEMENKUMHAM, PENYELENGGARA, STATUS KKM, Checklist E-RKAM, dan Checklist Madrasah berada di linkungan pesantren.

Pada bagian Lokasi Madrasah EMIS 4.0, Anda diwajibkan untuk mengisi Alamat Lembaga, Letak Lembaga, dan Jarak ke Lokasi Tertentu. Contohnya adalah alamat lengkap madrasah, kategori geografis, potensi wilayah, jarak ke Pusat Kota, Jarak dengan RA MI MTS dan lain-lainnya.

Sedangkan di Bantuan Operasional Anda hanya diharuskan untuk mengisi checklist ketersediaan untuk menerima Bantuan Operasional Sekolah dari Kementrian Agama. Dan itulah yang wajib Anda isi saat melakukan update data Kelembagaan di EMIS 4.0.

  1. Sarana Prasarana EMIS 4.0

Operator di bagian Sarana Prasarana EMIS 4.0 diharuskan untuk untuk melakukan pengecekan pada bagian Asset Tetap. Selain itu adapun Asset Lancar dan Perpustakaan yang masih dilock oleh pihak tim IT Kementrian Agama Indonesia.

Pengisian EMIS 4 0 Madrasah

Maka dari sebab itu, penulis hanya akan menjelaskan tentang Asset Tetap pada pembahasan panduan pengisian EMIS 4.0 kali ini. Menu pada Asset Tetap EMIS 4.0 dibagi menjadi tiga sub menu lagi yaitu:

  1. Lahan
  2. Gedung
  3. Ruangan

Pertama yaitu Asset Tetap > Lahan, Anda diharuskan untuk melakukan pengecekan mengenai detail lahan, lokasi, status bangunan, dan penggunaan bangunan di lingkungan Madrasah.

Kedua Asset Tetap > Gedung, Bapak/Ibu Operator Madrasah diwajibkan untuk melihat dan mengelola daftar data gedung yang bertujuan untuk mengkatogerikan dan memperhitungkan jumlah gedung yang dimiliki oleh Madrasah Anda.

Ketiga Asset Tetap > Ruangan, sedangkan pada bagian terakhir di Asset ini Operator Madrasah menambahkan, mengajukan dan menghapus data asset ruangan, jika ditemukan data yang tidak sesuai dengan kondisi di Madrasah.

  1. Pengisian EMIS 4.0 untuk Siswa

Menu Siswa dalam pendataan pengisian EMIS 4.0 tahun pelajaran 2021 merupakan hal yang terpenting dan utama, ini dikarenakan hadirnya EMIS 4.0 adalah untuk memudahkan Operator Madrasah saat melakukan pemutakhiran data siswa.

Pada menu ini EMIS 4.0 menyediakan dua menu tambahan yaitu Daftar Siswa dan Mutasi Siswa. Untuk Daftar Siswa berisikan data-data siswa-siswi Madrasah yang harus dicek, dilengkapi, dan diperbarui jika ada. Sedangkan untuk Mutasi Siswa bertujuan untuk mengeluarkan siswa dan menerima siswa dari Sekolah atau Madrasah lain.

Panduan pengisian EMIS 4 0 Madrasah

Adapun yang harus dikerjakan oleh Operator Madrasah di EMIS 4.0 saat melakukan edit siswa pada menu Daftar Siswa adalah sebagai berikut:

  1. Data Siswa
  2. Data Orang Tua
  3. Aktivitas Belajar
  4. Beasiswa dan Bantuan
  5. Prestasi Siswa
  6. Pendidikan Lain

Untuk data siswa EMIS 4.0, Anda bisa melihat Nama, Nisn, Nik, Kewarganegaraan, Tempat Tanggal Lahir, Tempat Tinggal (Otomatis terisi jika satu rumah dengan kedua orang tua), Pra Sekolah, Imunisasi, Nomor Kip, dan Kartu Keluarga.

PENTING ! Jika Anda ingin mengubah TEMPAT TINGGAL dibagian Data Siswa, pastikan sudah mengisi TEMPAT TINGGAL di Data Orang Tua terlebih dahulu. Selain itu, isikan data Wali bagi siswa-siswi madrasah yang tidak tinggal bersama orang tuanya atau sedang belajar di Pondok Pesantren.

Pada Beasiswa dan Bantuan kelengkapan yang harus di isi adalah terkait dengan bantuan yang diterima oleh siswa-siswi madrasah, contohnya bantuan PIP yang biasa di berikan oleh Kementrian Agama setiap 3 sampai 6 bulan sekali. Jangan lupa juga, untuk menambahkan data terkait Prestasi Siswa dan siapkan Sertifikat Prestasi sebagai bukti.

Sedangkan untuk Aktivitas Belajar Anda hanya bisa melihat status siswa, maksudnya adalah data siswa terkait tahun ajaran, semester, jenjang saat ini di madrasah, jurusan, dan lain-lainya. Mungkin untuk Aktivitas Belajar masih di kunci menu-nya oleh tim IT Website Kemenag, itulah kenapa Anda belum bisa merubah apapun pada menu ini. Begitupun juga pada menu Pendidikan Lain di EMIS 4.0 masih dalam status Halaman belum tersedia.

  1. Guru dan Tenaga Pendidik

Guru dan Tenaga Pendidik (GTK) di EMIS 4.0 ditujukan untuk melakukan pemutakhiran data terkait pendidik, staff administrasi, dan pejabat madrasah. Menu ini berisikan Daftar Guru dan Tenaga Pendidik yang menjadi satminkal (Satuan Administrasi Pangkalan) di Madrasah yang menaunginya.

Di dalam menu Daftar GTK di EMIS 4.0 Madrasah, Operator Lembaga diharuskan untuk memantau dan mengupdate data setiap guru maupun tenaga pendidik. Adapun data yang perlu diperhatikan antara lainnya adalah : Data GTK, Tugas Utama, Tugas Tambahan – Satminkal, Tugas Tambahan – Non Satminkal, Status dan Riwayat Kepegawaian, Pendidikan Formal, Training, Sertifikasi, Penghargaan, dan Riwayat Pesantren.

  1. Rombongan Belajar

Rombongan belajar di EMIS 4.0 adalah menu yang berisikan nama rombel, tingkat (kelas), wali kelas, nama ruangan, kurikulum, dan jumlah siswa. Selain itu juga ada fitur Lihat Detail, dimana Operator Madrasah dapat melihat dan melakukan perbaikan atau pemutakhiran Detail Rombongan Belajar dan total siswa dalam setiap rombel yang ada di kelas.

  1. Konfirmasi

Menu Konfirmasi EMIS 4.0 ini disediakan dengan fungsi sesuai dengan namanya, maksudnya yaitu untuk melakukan KONFIRMASI DATA LEMBAGA atau MADRASAH. Cara konfirmasi data lembaga ini adalah mengisi checklist dengan keterangan Saya “Nama Operator” bertanggung jawab penuh atas detail data “Nama Madrasah Anda”. Setelah Anda checklist, lalu klik bagian tombol KONFIRMASI DATA LEMBAGA.

  1. Monitoring

Monitoring EMIS 4.0 adalah tempat dimana Bapak/Ibu Operator Madrasah, Staff Terdaftar, dan Kepala Madrasah melakukan peninjauan kembali tentang data-data siswa-siswi yang sudah di input dan dimutakhirkan melalui menu-menu sebelumnya.

Adapun dalam menu Monitoring EMIS 4.0 ini dibagi lagi menjadi dua sub menu yaitu:

  1. Data AKM
  2. Data Bantuan PJJ

Pertama adalah Data AKM EMIS 4.0, sub menu ini digunakan untuk melihat beberapa data siswa yang utama dan terpenting yang nantinya digunakan sebagai informasi pemadanan Asesmen Kompetensi Minimum yang diadakan oleh Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Indonesia.

Panduan Pengisian EMIS 4 0 Madrasah ✓ Lengkap

Data AKM EMIS 4.0 terbagi dalam beberapa kolom yaitu : NAMA LENGKAP, NIK, NISN, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Agama, Jenis Kelamin, Alamat, Nama Ayah, Nama Ibu, Tingkat (Jenjang Madrasah), Nama Rombel, dan Jurusan.

PENTING ! Pastikan pada pendataan AKM EMIS 4.0, data-data siswa sudah tercentang hijau secara keseluruhan. Sehingga tidak perlu khawatir lagi jika nantinya mendekati jadwal dilaksanakannya Asesmen Kompetensi Minimum.

Panduan Pengisian EMIS 4 0 Madrasah ✓ Lengkap

Kedua adalah Data Bantuan PJJ (pembelajaran Jarak Jauh), sub menu ini dibuat dengan tujuan untuk membantu siswa-siswi madrasah melakukan kegiatan belajar mengajar berbasis daring (online). Cara mengajukannya adalah dengan cara mengunggah SPTJM (Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak) di akun Kepala Madrasah, sedangkan di akun Staff (Operator Madrasah) Anda hanya bisa melihat daftar nomor siswa-siswi saja.

Kesimpulan Panduan Pengisian EMIS 4.0

EMIS 4.0 yang merupakan Aplikasi berbasis Website yang dikelola oleh tim IT Kemenag ini memang masih dalam tahap pengembangan dan perpindahan dari yang lama (Emis Pendis). Ini bisa dilihat dari beberapa masalah yang sering dihadapi oleh para Operator Madrasah, contohnya adalah masalah gagal login dan tampilan yang gagal ketika ingin menginput data siswa.

Namun, bagi Bapak/Ibu Operator Madrasah tidak perlu khawatir karena baru-baru ini pendataan di EMIS 4.0 mulai membaik. Contohnya bisa dilihat dengan perbaikan yang sering dilakukan oleh tim IT pada malam hari, sehingga Anda bisa mengaksesnya kembali pada jam kerja antara 07.00 – 15.00.

Penulis berharap semoga kedepannya EMIS (Education Management Information System) 4.0 bisa menjadi sistem pendataan yang hebat seperti yang dikatakan oleh Direktur Kurikulum, Sarana, Kelembagaan, dan Kesiswaan (KSKK) Madrasah, M Ishom dan Kasubdit Kelembagaan Dit KSKK Madrasah Abdullah Faqih.

Demikian panduan pengisian EMIS 4.0 Madrasah lengkap yang bisa penulis sampaikan kepada Anda. Semoga bermanfaat bagi Anda semua dan terimakasih.